Uppdatera kommunens styrdokumentmallar i enlighet med riktlinjen för styrande dokument

TABELL 1: Uppgifter om vilket innehåll som ska finns på sidan två i kommunala styrdokument hämtat ur styrdokumentet Riktlinje för styrande dokument.

MOTION 5 oktober 2022

1 Bakgrund

Vid flera tillfällen har Karlstadpartiet på kommunfullmäktiges sammanträden uppmärksammat ledamöterna om hur styrdokument som varit ämne för antagande brustit i utformning och innehåll gentemot kommunens styrdokument på området – Riktlinje för styrande dokument, senast uppdaterat 2019-08-26. Mer specifikt har det handlat om utformning och innehåll som enligt riktlinjen ska finnas på sidan 2 i alla styrande dokument.

Informationen, som återfinns på sidan 17 i Riktlinje för styrande dokument, är konkret och tydlig, och borde rimligen kunna lämna mycket lite, om ens något, utrymme för missförstånd.

Ovanför tabellen som visar vilket innehåll som ska finnas på sidan två står följande text – ”Sidan två i alla styrande dokument ska alltid innehålla följande uppgifter”. Sidan är specificerad med sidnummer. Att det gäller alla – och inte bara några – styrande dokument är likaledes tydligt. Med hänvisning till innehållet i tabellen står dessutom att styrande dokument alltid ska innehålla dessa uppgifter. Av tabellen framgår sedan att rubrikerna som ska finnas är åtta till antalet, vilka dessa åtta är och här finns dessutom förklaringar och exempel som förenklar ett korrekt upprättande. Det borde vara svårt att göra fel.

Ändå har alltså felaktigt upprättade styrdokument vid en rad tillfällen i närtid landat i kommunfullmäktige för antagande. Och de har också, trots att vi påvisat hur de uppenbart brutit mot kommunens riktlinje, antagits av kommunfullmäktige. Kommunens högsta beslutande organ har alltså, trots att vi påvisat uppenbara felaktigheter, fattat beslut som bryter mot det styrdokument som gäller för upprättande av styrdokument i kommunen. Och åtminstone vi frågar oss – hur är det ens möjligt? Vilka regler fattar man då beslut efter? Kan ledamöter i kommunfullmäktige verkligen fatta beslut som bryter mot kommunala styrdokument som de själva fattat beslut om helt enkelt för att de känner för det?

Som motiv för sina beslut har det ena argumentet märkligare än det andra anförts. Ena stunden har man hänvisat till angelägenheten i dokumentets ämnesmässiga innehåll. Andra stunden till någon sorts märkligt metadataresonemang. I våra ögon är det djupt demokratiskt bekymmersamt om vi fattar beslut om styrdokument som ska gälla, och sedan struntar i dem. Vilka signaler sänder det ut i organisationen – och ut till medborgare och media?

När vi granskat det hela har vi kunnat konstatera att inte bara de styrdokument som varit uppe för diskussion i kommunfullmäktige varit felaktigt upprättade. När vi nyligen slumpmässigt granskade 16 av kommunledningskontorets styrdokument i styrdokumentmappen på Solsidan visade det sig att 15 av dem, dvs alla utom ett, hade ett felaktigt innehåll på sidan två.

TABELL 2: Mallarna för samliga styrdokumentstyper visar sig innehålla dessa tre rubriker, och inte de åtta inklusive förklaringar som anges i Riktlinjen för styrande dokument. Detta faktum förefaller ha fått till följd till att i princip alla styrande dokument kommit att bli fekatigt upprättade. Denna tabell visar sidan två i självaste Riktlinjen för styrande dokument. Även den, ironiskt nog, felaktigt upprättad.

Här fanns som regel bara tre rubriker – Giltligt from, Beslutande instans och Dokumentägare – precis som i fallet med dem som diskuterats i kommunfullmäktige – istället för de åtta som anges i Riktlinje för styrdokument. Och till och med innehållet i dessa tre rubriker bröt mot riktlinjen. Här står t ex felaktigt som regel rubriken ”dokumentägare” istället för ”dokumentansvarig”. Och i innehållet för denna rubrik anges felaktigt en person istället för den avdelning/enhet/roll som upprättat dokumentet.

I våra ögon framstod detta som märkligt. Det borde, givet tydligheten i instruktionerna i riktlinjen, rimligen vara enklare att göra rätt än att göra fel. Det sagt baserat på vårt antagande att de mallar som styrdokumenten byggs utifrån rimligen borde innehålla den tabell för sidan två som återfinns i riktlinjen. Efter att vi begärt ut kopior på de mallar som används kan vi dock konstatera att så inte är fallet. Istället iför att innehålla tabellen från riktlinjen med sina åtta rubriker och tillhörande förklaringar innehåller samtliga fem mallar – anvisning, handlingsplan, plan, policy och riktlinje – just de tre ovan nämnda rubrikerna. Och inga förklaringar.

Här tycks vi därmed ha funnit källan till de felaktigt upprättade dokumenten. Man har helt enkelt följt mallen när man upprättat nya styrdokument. Och struntat i att läsa riktlinjen. Och ingen har sedan reagerat på det. När dokumenten anlänt till kommunfullmäktige förefaller ledamöterna i gammal god tillitsanda helt enkelt ha förutsatt att samtliga inblandade, tjänstepersoner och förtroendevalda, gjort rätt och riktigt på vägen. Och därmed avfärdat kritiken från oss. Trots att den, åtminstone i våra ögon, varit ganska konkret och tydlig.

Hanteringen av styrdokument verkar i våra ögon, hur märkligt det än kan låta, vara ett problembarn i vår kommun. Det gäller allt från upprättande, löpande uppdatering och samordning till efterlevande av dem. Givet att styrdokumenten är det sätt varpå kommunfullmäktiges styrande roll är tänkt att utövas, och varpå dess beslut ska säkerställas, framstår det högst märkligt. Vem är det då som styr och bestämmer? Och efter vilka och vems regler?

Detta tycks heller ingalunda vara obekant. För inte så många år sedan tog fullmäktige beslut om att låta göra en rejäl översyn av kommunens styrdokument. De ansågs såvitt vi erfar vara för många och kontrollen, överblicken och samordningen av dem ansågs lämna mycket att önska. Vad det beslutet mynnade i har vi inte helt kunnat utröna. På basis av vad som i arbetet med denna motion framkommit tycks det dock som om mycket arbete återstår. Den bristande kontroll som idag råder över en så till synes enkel och grundläggande sak som efterlevandet av själva riktlinjen för styrdokument torde stämma till eftertanke hos oss alla.

Här finns dock, just när det gäller bristerna vad gäller den specifika efterlevnaden av vad som står i Riktlinje för styrande dokument vad gäller innehållet på sidan två i alla styrande dokument, enkla steg som vi kan besluta om redan idag. Och därom handlar denna motion.

2 Förslag

Jag föreslår därför att kommunfullmäktige beslutar

  • Att – ge i uppdrag åt kommunledningskontoret att snarast komplettera sidan två i alla mallar för styrande dokument med den tabell med rubriker och förklaringar som återfinns på sidan 17 i Riktlinje för styrande dokument, för att på så vis göra det enklare att göra rätt och därmed minska risken för att styrdokument framledes blir felaktigt upprättade.

För Karlstadpartiet Livskvalitet

Peter Sörensen

Motionen som utskrivbar pdf