Utveckla och förtydliga vilka regler och rutiner som gäller för diarieföring av mail inom kommunkoncernen
INTERPELLATION 20 JANUARI 2021
Utveckla och förtydliga vilka regler och rutiner som gäller för diarieföring av mail inom kommunkoncernen
Via mail ställde jag den 12 januari i år en fråga till kommunledningskontoret om hur man går till väga för att diarieföra mail. Svaret från kommunledningskontoret blev:
”Mejl som anställda skickar eller får in diarieförs enbart om det tillför ett pågående ärende hos en handläggare som ska upp till nämnd. Andra mejl hålls ordnade hos varje person i t ex i mappar som efter inaktualitet kan raderas enligt dokumentplanen.
Mejl som kommer in till politiker, t ex synpunkter/frågor från medborgare diarieförs på ett samlingsärende som även svaret diarieförs på. Dessa skickas till kommunledningskontorets brevlåda för diarieföring. En politiker är alltså inte handläggare med egna ärenden.
Jag skickar med Riktlinjer för e-post och brev samt KLK:s dokumentplan.”
Vägledningen i det skrivna svaret tycks dock i mina ögon skilja sig betänkligt såväl från de riktlinjer för e-post som bifogades i svaret som från det gällande styrdokumentet för dokument- och ärendehantering.
I ”Riktlinjer för e-post” läser jag:
”Det är varje e-postanvändare som avgör vad som behöver diarieföras”. Avgörandet av vad som ska diarieföras ligger alltså hos den enskilde tjänstemannen eller förtroendevalde (politikern).”
I ”Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering i Karlstads kommun, Kommunledningskontoret Karlstad 2004-08-16 Reviderat 2016-06-07” läser jag:
”Den enskilde tjänstemannen och förtroendevalde ansvarar för att överlämna post som ska registreras till diariet. Meddelanden som kommer till tjänstemännens e-postbrevlådor, och som ska registreras, vidarebefordras elektroniskt till förval-tidningsbrevlådan, i det fall tjänstemännen inte själva registrerar i diariet. Detsamma gäller förtroendevalda.
Vad ska registreras
Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, faxmeddelande och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder och förvaltningar, t ex förskolor, skolor, omsorgsenheter, tekniska enheter mm ska registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar.
Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Normalt bör dessa handlingar dock registreras eftersom det ofta finns behov av att på ett effektivt sätt kunna återsöka informationen i dem. Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som hör till personakter inom socialtjänsten samt handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver dock inte registreras.”
Om det är helt klart att handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras. Det kan gälla anteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, mm. Men eftersom det ofta finns behov av att kunna återsöka informationen även i dessa handlingar kan det därför finnas anledning att trots allt registrera dem.”
På Regeringskansliets webbplats läser jag;
”Offentlighetsprincipen är central i den svenska rättsordningen. Den innebär att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i och tillgång till information om statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på olika sätt i Sveriges grundlagar, exempelvis genom rätten till yttrandefrihet, meddelarfriheten för tjänstemän och genom allmänna handlingars offentlighet.”
Tydliga regler för diarieföring är en grundförutsättning för att göra en offentlig insyn möjlig. Här tycks i mina ögon råda en olycklig otydlighet på Karlstad kommuns kommunledningskontor kring vilka rutiner och regler som gäller för diarieföring av mail, såväl vad gäller vem som har ansvar för det som vad gäller vilka mail som ska registreras, dvs diarieföras.
Jag skulle därför vilja be Per-Samuel Nisser att å kommunstyrelsens vägnar att, till gagn för demokratin och öppenheten såväl inom förvaltningen som för kommunkoncernen som helhet, utveckla och förtydliga vilka regler och rutiner som gäller på området, med hänvisning såväl till inom kommunen skrivna och antagna regler, riktlinjer och styrdokument som till offentlighetsprincipen.
1. Hos vem ligger ansvaret för att e-postmeddelanden och andra handlingar diareförs?
2. Vilka regler gäller för i vilken omfattning mail ska registreras (=diarieföras)?
För Karlstadpartiet Livskvalitet
Peter Sörensen