Skilda världar. En jämförelse av diarieföring av e-post i Karlstads kommun och Partille kommun.
I Förvaltningslagens sk offentlighetsprincip ställs krav på myndigheter att diarieföra s k allmäna handlingar, för att ge allmänhet och media möjlighet till insyn i kommunens förehavanden. Även e-post omfattas av lagen. I Partille kommuns styrdokument för hantering av e-post läser vi:
“In- och utgående e-post som du tagit emot eller skickat som förtroendevald i något av Partille kommuns politiska organ kan utgöra en s.k. allmän handling och omfattas då av
tryckfrihetsförordningen och ska diarieföras skyndsamt, precis som pappershandlingar.
Att hantera e-post på ett korrekt sätt innebär att, helst samma dag, skicka sin e-post med bilagor vidare för diarieprövning. I annat fall kan kommunen inte fullgöra sin skyldighet att
skyndsamt besvara frågor från allmänhet och massmedia om vilken e-post och handlingar som kommit in respektive sänts från kommunen.
Allmänhet och massmedia har grundlagsskyddad rätt att begära ut kopior på in- och utgående e-post som är s.k. offentlig handling. Det gäller i högsta grad den e-post du har i din inkorg,
vilket understryker betydelsen av att du omgående skickar din e-post vidare för diarieprövning. Då kan sekretessprövning göras med den skyndsamhet som förutsätts när begäran om utlämnande av handling kommit kommunen tillhanda.
Värt att veta är också att inkorgens register över inkomna e-postmeddelanden, en s.k. epostlogg, räknas som allmän handling.”
Så långt Partille och deras föredömligt tydliga styrdokument. I Karlstads kommun, som lyder under samma lagstadgade krav på offentlighet, diarieför tjänstemän och förtroendevalda i princip inte ett enda mail. Detta trots att beslut om att så ska ske har fattats av kommunfullmäktige. Om än i ett sällsynt omständligt skrivet dokument där man tycks ha fokuserat mer på hur man kan smita undan än på efterlevnad av lagen.
Från Karlstadpartiet har vi vid ett antal tillfällen lyft frågan i kommunfullmäktige. Dock utan att få stöd av en enda av de andra partiernas ledamöter. Undersökningar som vi själva gjort visar att kommunens ledande tjänstepersoner diarieför en halv promille, dvs ett av 2000, av sina mail. Och så länge detta får fortgå kan förtroendevalda och tjänstemän i Karlstads kommun fortsätta att bryta mot Förvaltningslagen och offentlighetsprincipen. Och därigenom bidra till att försvåra allmänhetens och medias möjlighet till insyn.
Från Karlstadpartiet är vi för en ökad transparens och insyn. Och vi kommer oförtrutet att fortsätta vara en pådrivande kraft för att få ordning på diarieföringen i Karlstads kommun. Svensk lag måste gälla även här i Karlstad.