Reglerna kring diarieföring av allmäna handlingar behöver förtydligas. Brev till alla förtroendevalda och tjänstemän i Karlstads kommun.

Offentlighetsprincipen ger allmänheten rätt till insyn och är central i den svenska rättsordningen

”Offentlighetsprincipen är central i den svenska rättsordningen. Den innebär att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i och tillgång till information om statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på olika sätt i Sveriges grundlagar, exempelvis genom rätten till yttrandefrihet, meddelarfriheten för tjänstemän och genom allmänna handlingars offentlighet.”

Detta läser jag på Regeringskansliets webbplats. Arbetet med att tillse att hanteringen av allmäna handlingar genom diarieföring sköts på ett korrekt sätt är därför centralt för att vi ska upprätthålla den svenska rättsordningen.

I mitt uppdrag som förtroendevald fullmäktigeledamot har jag sedan jag tillträde i slutet av 2018 eftersökt ganska många allmäna handlingar. Och min upplevelse är att de regler som gäller inom kommunen, trots att de i mitt tycke är ganska tydliga, inte fullt ut efterlevs. Varken av tjänstemännen på de olika förvaltningarna, eller av de förtroendevalda. Här tycks finns behov av förtydligande information. Och möjligen av regelrätta utbildningsinsatser.

Vilka regler är det då som gäller för oss som verkar inom Karlstads kommun?

VEM är det t ex som avgör vilka allmäna handlingar som ska diarieföras?

Under fullmäktigemötet den 19 februari klargjorde Per-Samuel Nisser att det är vi tjänstemän och politiker (förtroendevalda) som själva ansvarar för att allmäna (offentliga) handlingar diarieförs. Detta stämmer väl med vad som står i kommunledningskontorets ”Riktlinjer för e-post” där texten ordagrant lyder ”Det är varje e-postanvändare som avgör vad som behöver diarieföras”.

Men VILKEN TYP AV HANDLINGAR är det då som ska diarieföras (registreras)? 

Jo det regleras i ”Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering i Karlstads kommun, Kommunledningskontoret Karlstad 2004-08-16 Reviderat 2016-06-07”. Där står följande:

• Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, fax och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder och förvaltningar, t ex förskolor, skolor, omsorgsenheter, tekniska enheter mm ska registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar.
• Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Normalt bör dessa handlingar dock registreras eftersom det ofta finns behov av att på ett effektivt sätt kunna återsöka informationen i dem.
• Allmänna handlingar som är hemliga ska registreras. Handlingar som hör till personakter inom socialtjänsten samt handlingar i hälso- och sjukvårdens patientjournaler behöver dock inte registreras.
• Om det är helt klart att handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras. Det kan gälla anteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, mm. Men eftersom det ofta finns behov av att kunna återsöka informationen även i dessa handlingar kan det därför finnas anledning att trots allt registrera dem.

Så långt styrdokumentet. Huvudregeln är alltså att inkomna eller upprättade handlingar SKA diarieföras. Och att man alltså bör man alltså diarieföra även handlingar som man kanske tycker har lite betydelse, t ex anteckningar från möten mm. Och det är ju styrdokumenten vi som tjänstemän och politiker ska efterleva.

HUR ska diarieföringen då gå till?

Även det står i ovan nämnda styrdokument. Här läser jag:

”Den enskilde tjänstemannen och förtroendevalde ansvarar för att överlämna post som ska registreras till diariet. Meddelanden som kommer till tjänstemännens e-postbrevlådor, och som ska registreras, vidarebefordras elektroniskt till förval-tidningsbrevlådan, i det fall tjänstemännen inte själva registrerar i diariet. Detsamma gäller förtroendevalda.”

Här får jag tillstå att jag inte ens själv förstår instruktionen. Vad tycker du själv? Den skulle sannolikt tjäna på att skrivas på ett tydligare sätt.

Vi har från Karlstadpartiet tidigare i en motion 2020-02-18 väckt behovet av ett tydliggörande. Men fått avslag i en skrivelse från kommunledningskontoret (Dnr KS/2020:136 Dpl 01). Så kan det vara i politikens värld. Det är uppenbarligen kommunledningskontorets upplevelse att allt är bra precis som det är. Och den uppfattningen står det dem naturligtvis fritt att ha.

Icke desto mindre tror vi från Karlstadpartiet att ett tydliggörande rörande vad reglerna i kommunens egna styrdokument de facto innebär vore välkommet. Detta för att vi som verkar inom kommunen tillsammans ska känna oss trygga såväl med att vi lever upp till dessa regler som att vi i enlighet med offentlighetsprincipen upprätthåller den svenska rättsordningen.

Med vänlig hälsning,

Peter Sörensen
Ledamot
Fullmäktige
Karlstads kommun