Mediarapportering om oreda i hantering av fakturor och allmäna handlingar på kommunledningskontoret

Vad är det som pågår i Karlstads kommuns tjänstemannakorridorer? Artikel i VF 16 okt 2019.

(Denna artikel har den 21 oktober 2019 skickats som öppet brev till Per Samuel Nisser, till samtliga ledamöter i kommunfullmäktige och till media )

I artiklar i media, bl a ”Offentlighetsprincipen satt ur spel” VF 2019-10-14 samt ”60 000 extra – utan att veta för vad” VF 2019-10-16, har vi de senaste dagarna kunnat läsa om en lika märklig som bekymmersam oreda som tycks råda på Karlstad kommuns kommunledningskontor. Det handlar dels om fakturor som betalats ut utan att underlag som styrker vad de avser finns att tillgå, dels om ovarsam och, för att tala klarspråk, regelvidrig, hantering av allmäna handlingar.

Som ledamot i fullmäktige tar jag allvarligt på rapporter om denna typ av missförhållanden. Förvaltningslagen är tydlig med hur allmäna handlingar ska hanteras och offentlighetsprincipen, som garanterar allmänhet och media insyn i kommunens affärer, är en av vårt demokratiska systems grundbultar. Och här i fullmäktige har vi beslutat om hur hantering såväl av ekonomiska transaktioner som av allmäna handlingar ska ske. Allt för att kommunmedborgarna ska kunna känna sig trygga med hur deras skattemedel samt gemensamt ägda egendom hanteras och förvaltas.

I kommunledningskontorets eget styrdokument för effektiv ärendehantering läser jag t ex:

”Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, faxmeddelande och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder och förvaltningar, t ex förskolor, skolor, omsorgsenheter, tekniska enheter mm ska registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar.

Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Normalt bör dessa handlingar dock registreras eftersom det ofta finns behov av att på ett effektivt sätt kunna återsöka informationen i dem.

Om det är helt klart att handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras. Det kan gälla anteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, mm. Men eftersom det ofta finns behov av att kunna återsöka informationen även i dessa handlingar kan det därför finnas anledning att trots allt registrera dem.”

1. Delar kommunstyrelsens ordförande min och Karlstadpartiets oro? Eller har han fortsatt fullt förtroende för att gällande lagar och regler samt av fullmäktige beslutade styrdokument efterlevs?

2. Har kommunstyrelsens ordförande för avsikt att vidta några åtgärder med anledningen av rapporteringen i media?

Med vänlig hälsning,

Peter Sörensen
För Karlstadpartiet Livskvalitet