Känn dina rättigheter del 1: Så fungerar offentlighetsprincipen för e-post
Offentlighetsprincipen innebär att enskilda har rätt till insyn i offentlig verksamhet och den utgör en grundsten i Sveriges demokratiska statsskick. Principen regleras i tryckfrihetsförordningen och undantag från principen finns i offentlighets- och sekretesslagen.
Offentlighetsprincipen har varit del av svensk rätt sedan 1766 års tryckfrihetsförordning. Den består av handlingsoffentligheten och meddelarfriheten som regleras i tryckfrihetsförordningen. Bestämmelserna i regeringsformen, riksdagsordningen och kommunallagen om offentlighet vid domstolsförhandlingar och politiska sammanträden är också viktiga delar av offentlighetsprincipen.
Principen finns till för att upprätthålla ett fritt och allsidigt meningsutbyte och för att det ska vara möjligt för enskilda att granska det offentligas verksamhet. Huvudregeln är att enskilda alltid ska ha rätt att få ta del av och sprida allmänna handlingar samt vara med som åskådare vid förhandlingar, riksdagssammanträden och sammanträden av kommunfullmäktige.
För att en handling ska kunna var offentlig måste den först vara allmän. Det blir den om den lämnas in till en myndighet, skickas ut därifrån eller upprättas inom myndigheten och tillhör ett avslutat ärende.
Mejl blir alltså allmänna handlingar om de skickas till eller från en myndighet.
Mejl inom en myndighet är inte allmänna handlingar såvida de inte tillför ett ärende sakinnehåll och mejlet har tagits till vara och arkiverats, fått allmän spridning inom myndigheten eller varit föremål för någon annan specialåtgärd.
Interna mejl inom en myndighet behöver inte lämnas ut. Att mejlen skickats mellan olika enheter inom myndigheten saknar oftast betydelse. Det är först när mejlet passerar gränsen till myndigheten på väg ut eller in som det blir en allmän handling.
Den här tolkningen har gjorts av högsta förvaltningsdomstolen i målet HFD 5339-13.
Kommuner och landsting utgör dock undantag från ovanstående. Dessa är myndigheter som i sin tur består av flera myndigheter – i praktiken oftast de olika förvaltningarna/nämnderna.
Ett mejl från exempelvis kommundirektören till någon inom kulturförvaltningens ansvarsområde blir då allmän och oftast offentlig handling på båda ställena. Detta framgår bland annat av målet 94-14 (kammarrätten i Göteborg).
Mejl mellan politiker och tjänstemän som tillhör samma myndighet är inte allmänna eftersom politikerna anses utgöra en del av myndigheten.
En annan typ av mejl som inte är allmänna handlingar är de som är “privata”. Privata mejl är sådana som inte rör tjänsten. Exempelvis om maken/makan mejlar en tjänsteman om något som rör familjen.
Däremot är logglistor över inkomna och avsända mejl allmänna handlingar. Det framgår av målet 6569-16 (Högsta förvaltningsrätten).
Det förekommer att politiker och tjänstemän tar emot och skickar handlingar genom sina privata e-postadresser i hopp om att undvika insyn. Adressen är dock inte avgörande. Innehåll i handlingar och i vilken egenskap en kommunföreträdare har när hen skickar/tar emot dem avgör. Om handlingen rör tjänsten är den att anse som inkommen även om den skickats till en privat e-postadress. Det framgår av JO:s uttalande i ärendet 5883-2015.
När det gäller gallrade (raderade mejl) säger lagen att alla myndigheter ska upprätta ett regelverk för detta. Mejl som inte är allmänna handlingar och/eller saknar betydelse för verksamheten får raderas.
Fakta sammanställda från JP Infonet och Fojo:Medieinstitutet.