Se över och styr upp reglerna för dokumentation av möten samt för diarieföring av offentliga handlingar
MOTION 18 feb 2020
Se över och styr upp reglerna för dokumentation av möten samt för diarieföring av offentliga handlingar
Till kommunfullmäktige i Karlstads kommun
1 Bakgrund
I en artikel rubricerad ”Offentlighetsprincipen satt ur spel” VF 2019-10-14, kunde vi i höstas läsa om hur en märklig oreda tycktes råda på Karlstad kommuns kommunledningskontor. Det handlade dels om fakturor som betalats ut utan att underlag som styrkte vad de avsåg fanns att tillgå, dels om brister i hanteringen av allmäna handlingar.
Och i december samma år kunde vi i Uppdrag Gransknings program ”Vännerna & Stadshuset” höra hur SVTs journalister var starkt kritiska såväl till avsaknaden av dokumentation av möten som till den bristande diarieföringen av offentliga handlingar inom Karlstads kommun.
Slutligen kunde vi nyligen, i en artikel rubricerad ”Brister i diariet: Handlingar har blivit liggande” VF 2020-01-24, läsa bl a om hur Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden hade slarvat med diarieföring av ärenden vilket medfört att somliga blivit liggande i månader och andra inte diarieförts alls. Dessutom hade man inte diariefört ett enda inkommande mail.
2 Motivering
Förvaltningslagen är tydlig med hur allmäna handlingar ska hanteras och offentlighetsprincipen, som garanterar allmänhet och media insyn i kommunens affärer, är en av vårt demokratiska systems grundbultar. Här i fullmäktige har vi därför beslutat om hur hantering såväl av ekonomiska transaktioner som av allmäna handlingar ska ske. Allt för att kommunmedborgarna ska kunna känna sig trygga med hur deras skattemedel samt gemensamt ägda egendom hanteras och förvaltas.
I kommunledningskontorets eget styrdokument för effektiv ärendehantering läser jag t ex:
”Huvudregeln är att handlingar (t.ex. brev, faxmeddelande och e-post) som kommit in till eller upprättats hos kommunens olika nämnder och förvaltningar, t ex förskolor, skolor, omsorgsenheter, tekniska enheter mm ska registreras eftersom de normalt är allmänna handlingar.
Allmänna handlingar som är offentliga behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet går att fastställa när de kommit in eller upprättats. Normalt bör dessa handlingar dock registreras eftersom det ofta finns behov av att på ett effektivt sätt kunna återsöka informationen i dem.
Om det är helt klart att handlingen har liten betydelse för verksamheten, behöver den inte registreras. Det kan gälla anteckningar från personalmöten, rutinbeskrivningar, interna utbildningsprogram, mm. Men eftersom det ofta finns behov av att kunna återsöka informationen även i dessa handlingar kan det därför finnas anledning att trots allt registrera dem.”
Såväl under punkten 1 ovan nämnda rapporteringar samt av Karlstadpartiet på egen hand utförda efterforskningar indikerar att det finns uppenbart behov av en översyn hur dokumentation av möten samt diarieföring av offentliga handlingar i dagsläget på kommunens olika förvaltningar. Samt av ett förtydligande kring vilka lagar och regler som gäller på området.
Som förtroendevald ser jag allvarligt på indikationer om att denna typ av misshållanden skulle föreligga då ett sdant förhållande dels skulle öka risken för oegentligheter och misshushållning med skattebetalarnas egendom, dels hota att urholka såväl förtroendet för den kommunala förvaltningen som för det demokratiska systemet.
Här tycks finnas behov av en rad skyndsamma åtgärder. Diarieföringen behöver ses över och styras upp. Befintligt regelverk behöver följas upp och vid behov förstärkas. Kulturen med inofficiella möten och muntliga överenskommelser behöver komma till ett slut. Protokoll och dokumentation av beslut fattade vid inofficiella möten borde vara ett absolut krav. Och alla former av muntliga överenskommelser borde förbjudas.
3 Vårt förslag
Jag föreslår därför att kommunfullmäktige beslutar:
- Att snarast ge kommunledningskontoret i uppdrag att initiera en oberoende utredning av hur gällande lagar och regler för diarieföring och dokumentation efterlevs inom kommunförvaltningens olika delar
- Att snarast ge kommunledningskontoret i uppdrag att inleda arbetet med att informera om och förtydliga vilka lagar och regler som gäller för dokumentation av möten samt diarieföring av offentliga handlingar inom kommunförvaltningens olika delar
För Karlstadpartiet Livskvalitet
Peter Sörensen
Motionen som pdf.