Förbättra funktionen i kommunens e-diarie

MOTION 16 okt 2019

Förbättra funktionen i kommunens e-diarie

1. Allmänt om offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen är central i den svenska rättsordningen. Den innebär att allmänheten, ofta enskilda individer och företrädare för media, har rätt till insyn i och tillgång till information om statens och kommunernas verksamhet.

Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på olika sätt i Sveriges grundlagar, exempelvis genom rätten till yttrandefrihet, meddelarfriheten för tjänstemän och genom allmänna handlingars offentlighet.

Handlingar är allt som innehåller information av något slag: texter, bilder eller information lagrad på annat sätt, till exempel i en dator eller på ett USB-minne. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bestämmelser om rätten att få ta del av allmänna handlingar finns i tryckfrihetsförordningen.

2. Bakgrund till motionen

I Karlstad har kommunivånarna bland annat möjlighet att begära ut allmänna handlingar via ett s k e-diarium, dvs en webbaserad diariefunktion. När man idag begär ut handlingar via e-diariet får man dock ingen mailad kopia på sin begäran. För den som begär ut flera handlingar under en kortare tidsperiod, t ex för ett forskningsprojekt, kan det då bli svårt att hålla ordning på vilka handlingar man begärt. Något som t ex kan leda till att samma handlingar begärs ut flera gånger, med onödigt dubbelarbete för registratorn som följd.

3. Syfte med motionen

Syftet med denna motion är att förenkla möjligheterna för den som begär information att hålla ordning på vad den begärt, samt minska risken för onödigt dubbelarbete för registratorn. 

4. Förslag till beslut

Jag vill mot bakgrund av vad som ovan beskrivits föreslå kommunfullmäktige att besluta att se över möjligheten att komplettera dagens rutin i e-diariet med ett mail till beställaren som bekräftar den beställning som gjorts.

Peter Sörensen

Motionen som pdf.