Gällande upprättande, hantering och efterlevnad av kommunens styrdokument
INTERPELLATION 23 april 2024
Gällande upprättande, hantering och efterlevnad av kommunens styrdokument
Den demokratiska styrmodell vi i Sverige har bygger på att det är folkvalda, dvs personer som utsetts i demokratiska val, som ska styra i Sveriges kommuner. Och att de till sin hjälp för att utföra detta har en kader av anställda tjänstepersoner, vars uppgift är att verkställa de politiskt fattade besluten. Politiken ansvarar för vad, medan tjänstepersonerna ansvarar för hur, brukar man säga.
Ytterst styrs tjänstepersonerna av svenska lagar. På kommunal nivå kan den politiska ledningen dessutom anta lokala s k styrdokument, där man förtydligar hur lagarna ska uttolkas samt hur de politiskt fattade besluten ska sättas i verket. Styrdokumenten skulle kunna liknas vid kretskort i en maskin. Utan dem vet maskinen inte vad den ska göra.
Styrdokument kan handla om allt från stort till smått. Och i en stor kommun som Karlstad blir antalet styrdokument av naturliga skäl omfattande. Att man har ordning på vilka styrdokument som gäller är naturligtvis av största vikt för att man ska säkerställa att de politiska besluten verkställs och de facto är de som styr kommunens agerande.
2013 tog Karlstads kommun, i syfte att bringa bättre ordning i hanteringen och upprättandet av kommunens styrdokument, fram en riktlinje för hur styrdokument ska se ut. Och man gjorde såvitt jag förstår en stor översyn av det som man uppfattade som ett svällande antal styrdokument. Bland annat samlade man dem alla, i syfte att få bättre samlad överblick och skapa förutsättningar för automatiserade rutiner, i en gemensam databas.
Åren 2016/2017 var det dags för en ny översyn då man fortsatt ansåg att det fanns ett kvarstående behov av att se över hur man hanterade styrdokumenten.
Och enligt uppgift pågår nu ännu en sådan översyn. Bland annat har man här sett över själva riktlinjen för hur styrdokument ska upprättas.
Frågan tycks därför det senaste decenniet ha ägnats avsevärd uppmärksamhet, vilket vi från Karlstadpartiet tycker är bra. Att vi från politiken har kontroll på att styrdokumentsmodellen faktiskt fungerar är avgörande för hela vår modell för styrning och beslutsfattande. Om inte modellen fungerar är det ju ingen idé att fatta politiska beslut om att revidera eller ta fram nya styrdokument. Hur styr vi då? Och vem styr?
Från Karlstadpartiet har vi sedan vi kom in i fullmäktige 2018 ägnat särskilt intresse just kring frågor rörande kommunens hantering av styrdokument. Och för en tid sedan, den 12 januari i år, gjorde vi en snabb genomgång av den databas där kommunens samtliga styrdokument ligger samlade.
I databasen har varje styrdokument en rad, där saker som titel, upprättandedatum, dokumentansvarig, giltighetstid och diarienummer mm framgår i olika spalter. Dessa uppgifter, som i de flesta fall är obligatoriska och nödvändiga för att de enskilda styrdokumenten – och hela styrdokumentsmodellen – ska fungera, kallas med ett samlingsnamn för metadata.
Vid genomgången den 12 januari fanns det totalt 908 styrdokument i databasen. Och det vi kollade upp var två saker – om styrdokumenten var giltiga och om de var diarieförda. Att dokumenten bör vara giltiga och diarieförda bör ju rimligen vara en självklarhet.
När vi kollade upp hur många av dem som var giltliga, dvs vars i databasen angivna giltighetstid inte gått ut, fann vi att giltighetstiden gått ut för hela 377 av de 908 dokumenten, dvs 42%. Och i 166 av de 377 fallen har den angivna gilitighetstiden gått ut för mer än ett år sedan.
När vi kollade hur många av dokumenten som hade ett diarienummer registrerat fann vi att hela 691 av de totalt 908 styrdokumenten, dvs 76%, saknade angivet diarienummer.
Såvitt vi förstått det har en ny översyn av styrdokumenten gjorts i närtid. Och med anledning av detta och de svar vi fick iapril 2023 har vi ett antal frågor kopplat till kommunens styrdokument som vi hoppas kommunstyrelsens ordförande kan hjälpa oss bringa klarhet i.
Frågor
- Stämmer det att en ny översyn av styrdokumenten gjorts i närtid?
- Om det stämmer, vad var bakgrunden till behovet av ännu en översyn?
- Har de brister som vi uppmärksammade fullmäktige och kommunstyrelsen om i april 2023, nämligen att giltighetstiden gått ut på 42 % av de totalt 908 styrdokumenten och 76 % saknade angivet diarienummer i Sharepoint-portalens databas, nu åtgärdats?
- Är det kommunstyrelsens ordförandes uppfattning att det är viktigt att ha ordning och reda på kommunens styrdokument?
- Är det kommunstyrelsens ordförandes uppfattning att vi idag har en god ordning på kommunens styrdokument?
- Är det kommunstyrelsens ordförandes uppfattning att vi idag har en god efterlevnad av kommunens styrdokument?
- I kommunens riktlinje för styrande dokument står, märkligt nog, ingenting om vad som gäller kring ett styrdokuments giltighetstid. På fullmäktiges möte den 20 april 2023 svarade kommunstyrelsens ordförande att ett styrdokument gäller även efter att dess angivna giltighetstid gått ut. Och att dokumentet gäller tills annat beslut tas. Är det verkligen korrekt? Tycker kommunstyrelsens ordförande att det finns behov av förtydligande av reglerna för styrdokumentens giltighetstid i den gällande rutinen eller är det soklart vad som gäller?
Peter Sörensen
För Karlstadpartiet Livskvalitet