Gällande bristfällig aktualitetsprövning av kommunens 1130 styrdokument
INTERPELLATION till kommunstyrelsen ordförande Linda Larsson (s) 23 mars 2025
Gällande bristfällig aktualitetsprövning av kommunens 1130 styrdokument
Den 13 februari i år begärde jag ut en komplett databasversion av Karlstad kommuns sharepointportal som enligt beslut i kommunstyrelsen och uppgift från tjänstepersonen som lämnade ut uppgifterna endast ska innehålla nu gällande styrdokument. Totalt fanns det i den databas jag fick ut 1130 styrdokument. Det är 222 styrdokument fler än det fanns i den databas jag begärde ut för ett år sedan. Antalet styrdokument i datbasen har alltså på ett år ökat med 25%, eller i genomsnitt 0,85 nya styrdokument per vardag.
Att se till att styrdokumenten hålls aktuella och uppdaterade är ett viktigt arbete. För den dominerande merparten av styrdokumenten gäller att de ska aktualitetsprövas efter ett givet tidsintervall som sätts i samband med att dokumentet upprättas. Alternativen är 12, 24, 36 eller 48 månader.
När datum för aktualitetsprövning infaller går ett mail per automatik till den i databasen angivna dokumentägaren med information om att det nu är dags att aktualitetspröva dokumentet och korrigera/uppdatera eventuell inaktuell information eller inaktuella referenser.
När dokumentägaren aktualitetsprövat dokumentet avslutar hen proceduren med att ange datumet för nästa aktualitetsprövning.
När jag granskar i hur hög omfattning rutinerna för aktualitetsprövning sköts av de olika förvaltningarna är resultatet uppseendeväckande lågt. Sämst i klassen är ASF där datum för aktualitetsprövning passerats för 93% av deras 96 dokument. Nästan lika illa ställt är det på BUF och TFF där motsvarande siffror är 77 respektive 69%. Flest dokument i antal där datumet passerats har VOF där 113 av förvaltningens 341 styrdokument, alltså en tredjedel, har datum för aktualitetsprövning som passerats. Och på kommunledningskontoret har datumet passerats i 96 av totalt 266 styrdokument.
Problemen med hanteringen av och oredan i kommunens styrdokument har vid det här laget varit ett ämne för debatt i kommunen iöver ett decennium. 2013 fattade dåvarande kommunstyrelsen ett beslut om att låta inleda ett projekt för att få ordning på styrdokumenten. Att inventera dem, rensa bort inaktuella och samla alla på en gemensam plattform där man får en samlad överblick över dem. När projektet inleddes fanns det i storleksordningen 380 styrdokument i kommunen. Idag, tolv år senare, är de 1130.
När vi för ett år sedan hade en liknande fråga uppe till interpellationsdebatt fick vi veta att ytterligare en översyn stod för dörren. Det är därför med stor förvåning jag kan konstatera de stora, stora brister som råder när det gäller efterlevnaden av de av kommunfullmäktige beslutade rutinerna för aktualitetsprövning av kommunens styrdokument.
Och med anledning av detta har jag några frågor som jag hoppas att kommunstyrelsens ordförande kan hjälpa mig bringa klarhet i.
Frågor
- Anser du att det är viktigt att rutinerna för aktualitetsprövning av kommunens styrdokument sköts i enlighet med kommunens regelverk?
- Har du någon förklaring till de siffror som vi presenterat ovan?
- Har du under din tid som kommunstyrelsens ordförande lyft vikten av att styrdokumenten efterlevs och hålls uppdaterade?
- Finner du anledning att mot bakgrund av de presenterade uppgifterna vidta några åtgärder?
Peter Sörensen
För Karlstadpartiet Livskvalitet